Tổng hợp mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty do địa giới hành chính

Từ ngày 01/7/2025, bản đồ hành chính của Việt Nam sẽ có những sự thay đổi đáng kể theo các nghị quyết của Quốc hội về sắp xếp đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến công tác quản lý nhà nước mà còn tác động trực tiếp đến hoạt động của hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên cả nước. Khi địa giới hành chính thay đổi, địa chỉ trụ sở chính của công ty bạn có thể sẽ thuộc về một đơn vị hành chính mới (phường, xã, quận, huyện mới). Việc cập nhật và thông báo về sự thay đổi địa chỉ này là vô cùng cần thiết để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ, tuân thủ quy định pháp luật và duy trì liên lạc hiệu quả với đối tác, khách hàng cũng như các cơ quan quản lý nhà nước, đặc biệt là cơ quan thuế. Bài viết này sẽ tổng hợp những thông tin quan trọng và các mẫu thông báo cần thiết giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục này.

Tại sao doanh nghiệp cần quan tâm khi địa giới hành chính thay đổi ?

Sự thay đổi địa giới hành chính có thể khiến tên đơn vị hành chính trong địa chỉ đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp không còn khớp với thực tế. Dù cơ quan nhà nước có cơ chế cập nhật thông tin, doanh nghiệp vẫn cần chủ động rà soát và thực hiện các bước cần thiết để đảm bảo tính chính xác và đồng bộ của thông tin trên mọi hồ sơ, giấy tờ chính thức.

Việc không cập nhật hoặc thông báo kịp thời về thay đổi địa chỉ có thể dẫn đến nhiều rủi ro và bất cập:

• Về pháp lý: Gặp khó khăn trong các giao dịch hành chính, thuế, ngân hàng do thông tin không khớp.
• Về hoạt động: Thư từ, hóa đơn, thông báo quan trọng có thể bị gửi sai địa chỉ; gây nhầm lẫn cho khách hàng, đối tác.
• Về bộ nhận diện: Thông tin trên website, danh thiếp, tài liệu quảng cáo và đặc biệt là trên con dấu công ty cần được cập nhật để phản ánh đúng địa chỉ mới.

Do đó, việc hiểu rõ quy trình và chuẩn bị các mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty là bước đi chủ động và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp trong giai đoạn chuyển đổi này.

Các loại thông báo và thủ tục cần thực hiện khi thay đổi địa chỉ do địa giới hành chính

Khi địa chỉ công ty thay đổi do sắp xếp địa giới hành chính, doanh nghiệp cần thực hiện nhiều bước để cập nhật thông tin ở các kênh khác nhau. Dưới đây là các loại thông báo và thủ tục phổ biến cần quan tâm:

• Thông báo với Cơ quan Thuế: Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất. May mắn thay, theo quy định hiện hành, cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật thông tin địa chỉ và cơ quan thuế quản lý trực tiếp của người nộp thuế dựa trên dữ liệu quốc gia. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra lại thông tin sau khi cơ quan thuế hoàn tất cập nhật và chủ động điều chỉnh thông tin trong các phần mềm kê khai thuế, hóa đơn điện tử.
• Thông báo với Cơ quan Đăng ký Kinh doanh: Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh chỉ vì thay đổi địa giới hành chính. Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đã cấp vẫn có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp có thể cập nhật thông tin địa chỉ khi có nhu cầu hoặc kết hợp làm thủ tục khi thay đổi các nội dung khác.
• Thông báo với Ngân hàng: Cần thông báo với ngân hàng nơi doanh nghiệp mở tài khoản về sự thay đổi địa chỉ để cập nhật thông tin trên hồ sơ tài khoản, đảm bảo các giao dịch và thông báo từ ngân hàng được thông suốt.
• Thông báo với Khách hàng và Đối tác: Gửi thông báo chính thức đến khách hàng, nhà cung cấp, đối tác kinh doanh để họ cập nhật thông tin liên lạc và địa chỉ trên hợp đồng, hóa đơn và các chứng từ giao dịch khác.
• Cập nhật thông tin nội bộ và trên các phương tiện truyền thông: Thay đổi địa chỉ trên website, danh thiếp, profile công ty, bảng hiệu, ấn phẩm truyền thông và các hệ thống quản lý nội bộ.
• Cập nhật Con dấu công ty: Đây là một khía cạnh thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng. Con dấu là biểu tượng pháp lý của doanh nghiệp và thông tin trên con dấu, đặc biệt là địa chỉ hoặc tên đơn vị hành chính liên quan đến cơ quan thuế quản lý, cần phải khớp với thông tin đã đăng ký và được cập nhật trên hệ thống thuế. Việc sử dụng con dấu có địa chỉ cũ khi các hồ sơ, hóa đơn đã hiển thị địa chỉ mới có thể gây ra vướng mắc.

Cập nhật thông tin với Cơ quan Thuế và các hệ thống liên quan

Như đã đề cập, Cơ quan Thuế sẽ tự động chuẩn hóa địa chỉ đăng ký thuế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo thông tin đồng bộ khi thực hiện các nghiệp vụ như phát hành hóa đơn điện tử hay kê khai thuế TNCN, doanh nghiệp cần chủ động cập nhật địa chỉ mới trong các phần mềm đang sử dụng.

• Cập nhật địa chỉ trong phần mềm hóa đơn điện tử: Dù không bắt buộc lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn chỉ do địa giới hành chính, việc cập nhật địa chỉ người bán trong hồ sơ hóa đơn điện tử là cần thiết để các hóa đơn phát hành sau thời điểm cập nhật hiển thị địa chỉ mới. Đối với địa chỉ người mua, doanh nghiệp cần kiểm tra lại thông tin trên cổng tra cứu của Tổng cục Thuế và cập nhật trong danh mục khách hàng của phần mềm hóa đơn để đảm bảo xuất đúng địa chỉ người mua theo dữ liệu mới nhất.Cần kiểm tra và cập nhật thông tin cơ quan thuế và địa chỉ trong các hệ thống quản lý.

  Cập nhật địa chỉ chính xác trong hồ sơ hóa đơn điện tử để xuất hóa đơn đúng quy định.

  Kiểm tra lại thông tin địa chỉ người mua và người bán trên hóa đơn trước khi phát hành.

  Các phần mềm hỗ trợ có thể hiển thị cảnh báo về sự thay đổi địa giới hành chính.

  Thông báo trong phần mềm giúp doanh nghiệp nhận biết cần cập nhật địa chỉ.

  Sử dụng tính năng kiểm tra địa chỉ người mua trên hệ thống thuế và cập nhật hàng loạt.

  Thông báo kết quả kiểm tra giúp doanh nghiệp cập nhật địa chỉ khách hàng nhanh chóng.

  Giao diện cập nhật địa chỉ người mua trong danh mục khách hàng.

• Cập nhật thông tin trong phần mềm kê khai thuế TNCN: Tương tự, cần cập nhật địa chỉ mới của đơn vị và địa chỉ của người lao động (hộ khẩu thường trú, chỗ ở hiện nay) trong phần mềm quản lý thuế TNCN để việc lập các tờ khai, chứng từ liên quan (như chứng từ khấu trừ thuế TNCN) được chính xác theo địa bàn mới.
• Cập nhật thông tin trên chứng thư số (chữ ký số): Nếu thông tin về tên tổ chức, địa chỉ tổ chức trên chứng thư số bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi địa giới hành chính, doanh nghiệp cần làm thủ tục thay đổi thông tin chứng thư số với nhà cung cấp dịch vụ chữ ký số. Điều này đảm bảo tính pháp lý khi ký số các hồ sơ điện tử.Lựa chọn chức năng thay đổi thông tin trên phần mềm quản lý chứng thư số.

  Thực hiện khai báo lại các thông tin cần thay đổi, bao gồm địa chỉ.

  Kiểm tra lại thông tin trên đơn đề nghị cấp lại chứng thư số mới.

  Sử dụng mã PIN của USB Token để ký xác nhận đơn đề nghị.

  Hệ thống thông báo sau khi yêu cầu thay đổi thông tin chứng thư số được gửi đi.

Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty: Nội dung và đối tượng nhận

Việc chuẩn bị một mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty chuyên nghiệp là cách hiệu quả nhất để truyền tải thông tin đến các bên liên quan. Nội dung của thông báo cần rõ ràng, đầy đủ và chính xác.

Dàn ý một Mẫu thông báo thay đổi địa chỉ công ty:

1. Tiêu đề: Ghi rõ “THÔNG BÁO VỀ VIỆC THAY ĐỔI ĐỊA CHỈ TRỤ SỞ CÔNG TY” hoặc “THÔNG BÁO CẬP NHẬT ĐỊA CHỈ DO SẮP XẾP ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH”.
2. Kính gửi: Ghi rõ đối tượng nhận thông báo (Ví dụ: Kính gửi: Quý Khách hàng/Quý Đối tác/Ngân hàng [Tên ngân hàng]).
3. Thông tin công ty:
   • Tên đầy đủ của công ty.
   • Mã số thuế.
4. Nội dung thông báo:
   • Thông báo về việc địa chỉ trụ sở chính của công ty có sự thay đổi.
   • Nêu rõ lý do thay đổi: Do sự sắp xếp đơn vị hành chính theo [ghi rõ tên Nghị quyết của Quốc hội hoặc văn bản có liên quan nếu biết].
   • Thông tin địa chỉ cũ: Ghi rõ địa chỉ đầy đủ trước khi thay đổi (Số nhà, tên đường, phường/xã cũ, quận/huyện cũ, tỉnh/thành phố).
   • Thông tin địa chỉ mới: Ghi rõ địa chỉ đầy đủ sau khi thay đổi (Số nhà, tên đường, phường/xã mới, quận/huyện mới, tỉnh/thành phố).
   • Ngày chính thức có hiệu lực của địa chỉ mới.
5. Các thông tin khác (Nếu cần):
   • Thông tin về Cơ quan Thuế quản lý mới (nếu thay đổi).
   • Xác nhận rằng các thông tin khác của công ty (Mã số thuế, số tài khoản ngân hàng…) vẫn giữ nguyên (trừ khi có thay đổi khác).
   • Những lưu ý đối với người nhận thông báo (ví dụ: đề nghị cập nhật thông tin trong hồ sơ nội bộ).
6. Lời cảm ơn và mong muốn hợp tác: Bày tỏ sự cảm ơn và mong tiếp tục nhận được sự hợp tác từ đối tác/khách hàng.
7. Thông tin liên hệ: Cung cấp thông tin liên hệ của người đại diện hoặc bộ phận phụ trách để giải đáp thắc mắc.
8. Chữ ký:
   • Chữ ký của người đại diện theo pháp luật.
   • Họ và tên, chức danh.
   • Đóng dấu công ty (sử dụng con dấu mới nếu đã cập nhật).
   • Ngày, tháng, năm lập thông báo.

Đối tượng nhận thông báo:

• Khách hàng: Gửi thông báo qua email, bưu điện hoặc thông báo trực tiếp khi giao dịch.
• Nhà cung cấp/Đối tác: Tương tự như khách hàng.
• Ngân hàng: Nộp thông báo trực tiếp tại chi nhánh ngân hàng.
• Các cơ quan nhà nước khác có liên quan (ngoài thuế và đăng ký kinh doanh): Nếu doanh nghiệp có các giấy phép, chứng nhận đặc thù gắn với địa chỉ cũ, cần xem xét thông báo theo yêu cầu của từng cơ quan.

Lưu ý quan trọng khi thay đổi địa chỉ và cập nhật con dấu

Việc thay đổi địa chỉ do địa giới hành chính là một sự kiện pháp lý có tác động rộng. Doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:

• Tính đồng bộ: Đảm bảo thông tin địa chỉ mới được cập nhật nhất quán trên tất cả các kênh: hồ sơ pháp lý, hệ thống thuế, hóa đơn, website, ấn phẩm…
• Thời điểm cập nhật: Mặc dù địa giới hành chính thay đổi từ 01/7/2025, doanh nghiệp nên chủ động chuẩn bị các thông báo và kế hoạch cập nhật từ sớm để khi quy định có hiệu lực là có thể thực hiện ngay.
• Sử dụng con dấu: Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý. Con dấu công ty là phương tiện thể hiện vị trí pháp lý của doanh nghiệp trên các văn bản, giao dịch. Nếu con dấu cũ có khắc địa chỉ cũ, việc tiếp tục sử dụng nó trên các giấy tờ (như hóa đơn) mà trên đó địa chỉ người bán đã được cập nhật thành địa chỉ mới (theo dữ liệu thuế) có thể dẫn đến sự không thống nhất và khó khăn trong việc đối chiếu, kiểm tra. Mặc dù pháp luật không bắt buộc phải làm lại con dấu chỉ vì thay đổi địa giới hành chính nếu địa chỉ không khắc trên dấu, nhưng nếu con dấu có khắc địa chỉ hoặc tên đơn vị hành chính cũ, hoặc nếu doanh nghiệp muốn sự đồng nhất tuyệt đối trên mọi giấy tờ chính thức theo địa chỉ mới đã được cơ quan thuế cập nhật, thì việc khắc lại con dấu là cần thiết và nên làm.Mẫu con dấu công ty tròn.

  Con dấu công ty là biểu tượng pháp lý, cần đảm bảo thông tin trên dấu (nếu có) đồng nhất với hồ sơ.

  Việc khắc lại con dấu mới với địa chỉ được cập nhật không chỉ đảm bảo tính pháp lý mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Sau khi có con dấu mới, doanh nghiệp cần làm thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu mới theo quy định hiện hành (nếu có thay đổi về nội dung khắc dấu).

Câu hỏi thường gặp

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp đối mặt với việc thay đổi địa chỉ do địa giới hành chính:

• Tôi có bắt buộc phải làm lại Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không?
  Không. Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, doanh nghiệp không bắt buộc phải làm thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh chỉ vì thay đổi địa giới hành chính. Giấy phép cũ vẫn có giá trị.
• Tôi có cần thông báo với Cơ quan Thuế về việc thay đổi địa chỉ không?
  Không bắt buộc phải nộp hồ sơ thông báo thay đổi thông tin đăng ký thuế. Cơ quan Thuế sẽ tự động cập nhật địa chỉ và cơ quan quản lý thuế mới trên hệ thống dựa trên dữ liệu quốc gia. Tuy nhiên, bạn cần kiểm tra lại thông tin sau khi cập nhật và điều chỉnh trong các phần mềm liên quan (hóa đơn, kê khai thuế).
• Địa chỉ trên hóa đơn điện tử của tôi sẽ thay đổi như thế nào?
  Sau khi Cơ quan Thuế cập nhật thông tin địa chỉ của bạn trên hệ thống và bạn cập nhật trong phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng (ví dụ như tại Hồ sơ hóa đơn điện tử), các hóa đơn phát hành từ thời điểm đó sẽ hiển thị địa chỉ mới. Địa chỉ trên các hóa đơn đã phát hành trước đó sẽ không thay đổi.
• Tôi có cần khắc lại con dấu công ty không?
  Việc khắc lại con dấu không bắt buộc nếu con dấu cũ không khắc địa chỉ hoặc tên đơn vị hành chính cũ. Tuy nhiên, nếu con dấu có khắc địa chỉ hoặc tên đơn vị hành chính và bạn muốn sự đồng bộ tuyệt đối với địa chỉ mới đã được cơ quan thuế cập nhật trên hệ thống, hoặc để tránh vướng mắc khi giao dịch, bạn nên cân nhắc khắc lại con dấu mới.
• Khi nào tôi nên bắt đầu thông báo thay đổi địa chỉ cho khách hàng và đối tác?
  Bạn nên chuẩn bị thông báo và kế hoạch thông báo sớm, và gửi đi vào thời điểm gần với ngày chính thức có hiệu lực của địa chỉ mới (từ 01/7/2025) để đảm bảo các bên cập nhật thông tin kịp thời cho các giao dịch từ thời điểm đó.
• Làm sao để tôi kiểm tra địa chỉ và cơ quan thuế quản lý mới của mình?
  Sau ngày 01/7/2025, bạn có thể kiểm tra thông tin địa chỉ và cơ quan thuế quản lý mới trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế đang quản lý để được hướng dẫn.
• Việc thay đổi địa chỉ có ảnh hưởng đến số tài khoản ngân hàng của công ty không?
  Thông thường, việc thay đổi địa chỉ do địa giới hành chính không làm thay đổi số tài khoản ngân hàng. Tuy nhiên, bạn cần thông báo cho ngân hàng để họ cập nhật thông tin hồ sơ của doanh nghiệp theo địa chỉ mới.

Việc thay đổi địa chỉ công ty do sắp xếp địa giới hành chính là một quy trình cần được thực hiện cẩn trọng và kịp thời. Chủ động nắm bắt thông tin, chuẩn bị các mẫu thông báo cần thiết và cập nhật trên mọi kênh thông tin là cách tốt nhất để doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh ổn định và tuân thủ quy định. Đặc biệt, đừng quên rà soát và cập nhật lại con dấu công ty nếu cần thiết để đảm bảo tính pháp lý và sự đồng bộ trên mọi văn bản.

Nếu doanh nghiệp của bạn cần tư vấn hoặc có nhu cầu khắc lại con dấu mới do thay đổi địa chỉ, hãy liên hệ với Khắc Dấu Quốc Tiến – doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp máy móc thiết bị khắc dấu và dịch vụ khắc con dấu các loại uy tín, giá tốt. Chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn có được con dấu chính xác, rõ nét, phù hợp với thông tin đăng ký mới nhất của công ty.